Muhasebe programı değiştirirken nelere dikkat edilmeli?
Söğüt Danışmanlık · Son güncelleme:
Muhasebe programı değiştirirken dört şeye dikkat edilmelidir: mevcut verilerin yeni sisteme nasıl aktarılacağı, geçiş tarihinin doğru seçilmesi, yeni programın GİB entegrasyonu ile kullanılan entegratöre uyumu ve mali müşavirin yeni sistemden nasıl veri alacağı. Doğru planlanmayan bir geçiş veri kaybına, iş akışında kesintiye veya mali müşavirle koordinasyon sorunlarına yol açabilir.
Öncelikle, mevcut verilerin (cari hesap listesi, stok/ürün kartları, açık faturalar, güncel bakiyeler) yeni sisteme nasıl aktarılacağı netleştirilmelidir. Yeni programın Excel içe aktarım desteği olması, bu geçişi büyük ölçüde kolaylaştırır; verileri elle tek tek girmek yerine toplu aktarım yapılabilir.
İkinci olarak, geçiş tarihinin doğru seçilmesi önemlidir. Dönem ortasında (örneğin bir ayın ortasında) geçiş yapmak, o dönemin bazı kayıtlarının eski sistemde, bazılarının yeni sistemde kalmasına yol açabilir; mümkünse bir ay veya KDV dönemi başında geçiş yapılması önerilir.
Üçüncü olarak, yeni programın GİB entegrasyonu (e-fatura/e-arşiv gönderimi, VKN sorgulama gibi) ve kullandığınız entegratörle uyumluluğu kontrol edilmelidir; entegratör değişecekse bu sürecin ayrıca planlanması gerekir.
Son olarak, mali müşavirin yeni sistemden veri alma şeklinin (rapor formatı, dışa aktarım seçenekleri) netleştirilmesi, geçiş sonrası aksaklıkları önler. Geçiş öncesi eski sistemdeki verilerin bir yedeğinin alınması da her zaman önerilir.
Filiz bunu senin için şöyle kolaylaştırıyor
Filiz'e geçerken cari hesap listeni Excel İçe Aktar özelliğiyle toplu olarak taşıyabilirsin; stok ve hizmet kartlarını da benzer bir akışla oluşturabilirsin. Ayarlar > Fatura Ayarları'ndan otomasyon tercihlerini (otomatik işleme, varsayılan senaryo, varsayılan tahsilat hesabı) bir kere tanımlayıp geçiş sonrası iş akışını hızlıca oturtabilirsin.